La comunicazione online non è una novità per noi che da anni entriamo nelle aziende per capire come migliorare il lavoro a distanza! Ecco quindi sette consigli pratici su come migliorare la qualità del nostro smartworking!

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    1. Rispondi a tutte le mail, non lasciarle cadere nel vuoto. Pensa alle comunicazioni a cui devi rispondere con un semplice “Si” (anzi, soprattutto a quelle) e non dimenticare le mail che richiedono un gradito “grazie”. Al lavoro il silenzio non è assenso. Vuol dire far pensare: ” avrà letto? E ora cosa devo fare? Gli rompo le scatole con un’altra mail? Si arrangia, io gliel’ho detto!”.
    2. Nelle mail dedica un pò di attenzione ai campi dei destinatari. Stiamo ricevendo più mail del solito e sarebbe opportuno evitare intasamenti non necessari. Ricorda che in cc ci vanno coloro con cui hai già parlato; è semplicemente un modo per far capire ai reali destinatari che chi di dovere è stato informato.
    3. In un lungo scambio di mail assicurati che: (1) almeno la prima e l’ultima abbiano un tono formale o almeno poco scherzoso e (2) lo scambio si chiuda con una mail di ricapitolazione, condivisa e confermata dagli interlocutori.
    4. Per evitare fraintendimenti usa gli obiettivi SMART non solo per pianificare, anche per comunicare con i tuoi colleghi a distanza.
    5. Usa un linguaggio concreto: evita parole astratte e modi di dire che potrebbero aumentare la possibilità di fraintendimento. Presta attenzione all’uso dell’ironia: non tutti potrebbero capirla.
    6. In una mail gli argomenti importanti, quelli da ricordare, vanno inseriti all’inizio o alla fine (ripeteteli soprattutto se la mail è lunga). Quel che viene scritto nel mezzo resta più in sordina.
    7. Stiamo leggendo tante mail in un periodo storico in cui la nostra attenzione si sta abbassando, soprattutto quando leggiamo dallo smartphone, quindi: scrivi denso!
      • Pochi aggettivi e solo se veramente necessari,
      • linguaggio concreto e frasi brevi,
      • usare esempi che richiamino alla mente delle immagini per aiutare la memoria e la comprensione
      • evitare espressioni in negativo.

 

 

Bene, allora al lavoro! Per ogni dubbio non esitare a contattarci

Francesca e Alessandra – Psicologia ad Alto Potenziale